Befattningsbeskrivning Ideella ledare och funktionärer

Befattningsbeskrivningar för den ideella delen av organisationen. Fastställd av styrelsen för Partille Golfklubb 20170125.

Styrelsen

Det åligger styrelsen att:

  • utse vice ordförande samt de funktioner som den anser behövs t ex sekreterare, kassör samt delegera de uppgifter styrelsen anser vara lämpliga
  • utse ledamöter som skall vara kontaktperson mot respektive kommitté, dessa skall informera kommittéerna om styrelsens beslut och planer samt informera styrelsen om kommittéernas verksamhet
  • planera och arrangera kommittékonferenser
  • fastställa från kommittéerna föreslagna kommittéordföranden
  • fastställa kommittéers förslag till verksamhetsplaner
  • i god tid före årsmöte samråda med valberedningen om eventuella avgångar i styrelsen samt informera sig om valberedningens arbete
  • förbereda årsmöten och andra möten
  • planera, leda och fördela arbetet i klubben samt att ansvara för och fördela klubbens medel

Ordföranden

Styrelsens ordförande väljs av årsmötet

Ordföranden åligger att:

  • leda och samordna styrelsens arbete inom ramen för klubbens stadgar och arbetsordning
  • ansvara för externa kontakter och representation
  • tillsammans med sekreteraren förbereda styrelsens sammanträden och justera styrelsens protokoll
  • ansvara för förslag till den årliga revideringen av klubbens flerårsplaner
  • inneha klubbens arbetsgivaransvar
  • tillsammans med ekonomiansvarig löpande följa upp klubbens ekonomi
  • initiera nya projekt
  • tillsammans med ekonomiansvarig lägga budget samt sammanställa verksamhetsplan för nästkommande år

 

Vice ordförande

Vice ordförande åligger att:

  • vid förfall för ordföranden handha dennes arbetsuppgifter till dess hinder upphör eller nyval sker
  • bistå ordföranden med att initiera förslag till långtidsplaner och hålla dem aktuella
  • i samråd med ordföranden svara för övergripande framtidsplanering
  • i övrigt fullgöra de uppgifter som ordföranden/styrelsen bestämmer
  • tillsammans med klubbchef utveckla kommittéarbetet

Övriga ledamöter

Alla ledamöter har ansvar för ett eller fler arbetsområden. I uppgiften ingår att tillsammans med klubbledning leda det strategiska arbetet med frågor som finns inom arbetsområdet. Ledamöterna skall ha regelbunden kontakt med kommittéordförande inom ansvarsområdet och fungera som bollplank för kommittéerna när det gäller verksamhetens inriktning, kvalité och ekonomi.

Valberedningen

Instruktion för valberedning

Valberedningen har en av klubbens viktigaste uppgifter. Den svarar för personell och funktionell utveckling av klubben genom att vaksamt rekrytera nya styrelseledamöter/medarbetare.

Valberedningen åligger att:

  • göra upp en arbetsplan inför verksamhetsåret
  • följa upp verksamheten i styrelse och kommittéer
  • svara för att medlemmarnas syn på styrelsearbetet tas upp till behandling
  • diskutera med styrelsen om ändringar i styrelsens sammansättning
  • informera sig om och diskutera med medlemmarna om olika kandidater för styrelseuppgifter och därvid beakta att önskvärda personer har kunskap, tid och intresse för uppdraget
  • redogöra för styrelse och medlemmar vilka förändringar/nomineringar som kommer

att föreslås

  • vid behov föreslå styrelsen att föreslagen kandidat erhåller utbildning för uppgiften
  • före årsmötet på stadgad tid lämna skriftligt förslag på nomineringar som skall föreläggas medlemmarna på årsmötet
  • vid årsmötet föredra valberedningens förslag
  • efter årsmötet analysera eget nomineringsarbete

Instruktion för Revisorer

Revisorerna väljs av årsmötet

Revisorernas granskningsuppgift omfattar inte bara siffergranskning.
De skall också granska styrelsens totala förvaltning, både den ekonomiska och den verksamhetsmässiga.
Revisorerna har rätt att när som helst under verksamhetsåret göra revision. I syfte att underlätta revisorernas arbete skall de genom styrelsens försorg successivt få orientering om styrelse- och kommittéarbete genom främst protokoll.

Revisorerna åligger att:

  • successivt följa verksamheten i klubben och vid behov ge styrelsen råd och anvisningar för förvaltningen
  • begära att styrelsen kallar till extra årsmöte eller själva kalla till sådant om något upptäcks som strider mot medlemmarnas intressen
  • granska årsredovisningen enligt stadgarna samt tillstyrka eller lämna erinringar

vad gäller ansvarsfrihet för styrelsen

  • senast enligt stadgeenlig tid överlämna revisionsberättelsen till styrelsen
  • vid årsmötet föredra revisionsberättelsen

Instruktion för Anläggningskommittén (AK)

Anläggningskommittén är styrelsens organ för handläggning av frivilligarbete på banan och övriga anläggningen. Arbetsuppgifter tas fram tillsammans med greenkeeper, klubbchef och banansvarig i styrelse.

Kommitténs ordförande kallar vid behov kommittén till sammanträden. Till sammanträdena skall vid behov greenkeeper, Klubbchef samt banansvarig i styrelsen kallas som adjungerade ledamöter.

Ansvarsområde t ex

Städdagar
Hålvärdssystemet
Onsdagsgänget

Kommittén åligger att:

  • till styrelsen före den 20/12 överlämna förslag till årsberättelse avseende kommitténs verksamhetsområde
  • utarbeta och till styrelsen före den 20/11 avge budgetförslag för verksamheten inom kommitténs ansvarsområde
  • i anslutning till budgetförslaget presentera verksamhetsplanen för kommande säsong
  • att till styrelsens prövning och beslut överlämna ärenden, som skulle innebära ett överskridande av beviljade anslag
  • protokollföra kommitténs sammanträden
  • efter varje möte översända minnesanteckningar till den styrelseledamot som har utsetts till ansvarig för kommitténs verksamhet
  • informera om kommitténs verksamheter på klubbens hemsida
  • Föreslå lämpliga datum för en städdag på våren respektive hösten

Instruktion för Junior- och Elitkommittén (JEK)

Junior- och elitkommittén är styrelsens organ för handläggning av all junior- och elitverksamhet. Verksamheten planeras tillsammans med idrottsansvarig, klubbchef och tränare.

Kommitténs ordförande kallar vid behov kommittén till sammanträden. Till sammanträdena skall vid behov tränare, Klubbchef samt junior- och elitansvarig i styrelsen kallas som adjungerade ledamöter.

Kommittén utser inom sig t ex

  • sekreterare
  • ansvarig och lagledare/coach för flick/damlaget
  • ansvarig och lagledare/coach för pojk/herrlaget

 

Ansvarsområden t ex

  • juniorverksamheten
  • elitverksamheten
  • pojk/herrlagets seriespel
  • flick/damlagets seriespel
  • lokalt aktivitetsstöd

Kommittén åligger att:

  • till styrelsen före den 20/12 överlämna förslag till årsberättelse avseende kommitténs verksamhetsområde
  • utarbeta och till styrelsen före den 20/11 avge budgetförslag för verksamheten inom kommitténs ansvarsområde
  • i anslutning till budgetförslaget presentera verksamhetsplanen för kommande säsong
  • att till styrelsens prövning och beslut överlämna ärenden, som skulle innebära ett överskridande av beviljade anslag
  • protokollföra kommitténs sammanträden
  • efter varje möte översända minnesanteckningar till den styrelseledamot som har utsetts till ansvarig för kommitténs verksamhet
  • informera om kommitténs verksamheter på klubbens hemsida
  • i styrelsen framlägga förslag ägnade att särskilt stimulera junior- och elitverksamheten
  • rekrytera och utbilda nya ledare
  • hålla kontakt med distriktsförbundets junior- och elitledare
  • i samråd med TK planera och genomföra interna juniortävlingar
  • i samråd med klubbens tränare planlägga träning för junior och elit
  • ansvara för praktiska arrangemang (resor, logi mm) i samband med tävlingar på annan ort
  • leda beslutad ungdomsverksamhet
  • svara för att klubben om möjligt deltar i distriktets olika juniorserier
  • ansvara för att alla möjligheter till bidrag från kommun, myndigheter och organisationer tillvaratas
  • för kommittén upprätta och följa en "åtgärdskalender" dvs en förteckning över tidsbestämda årligen återkommande åtgärder

Instruktion för Seniorer 60+ (SK)

Seniorkommittén är styrelsens organ för handläggning av all verksamhet för medlemmar 60+.

Kommitténs ordförande kallar vid behov kommittén till sammanträden. Till sammanträdena skall vid behov Klubbchef samt Oldtimersansvarig i styrelsen kallas som adjungerade ledamöter.

Kommittén utser inom sig

  • sekreterare

Ansvarsområden t ex

  • torsdagsgolfen
  • utflykter

Kommittén åligger att:

  • till styrelsen före den 20/12 överlämna förslag till årsberättelse avseende kommitténs verksamhetsområde
  • utarbeta och till styrelsen före den 20/11 avge budgetförslag för verksamheten inom kommitténs ansvarsområde
  • svara för kontakter med GGF’s seniorkommitté
  • i anslutning till budgetförslaget presentera verksamhetsplanen för kommande säsong
  • att till styrelsens prövning och beslut överlämna ärenden, som skulle innebära ett överskridande av beviljade anslag
  • protokollföra kommitténs sammanträden
  • efter varje möte översända minnesanteckningar till den styrelseledamot som har utsetts till ansvarig för kommitténs verksamhet
  • informera om kommitténs verksamheter på klubbens hemsida
  • arrangera interna tävlingar för medlemmar 60+
  • utse lagledare till distriktets seniorseriespel 60+
  • administrera klassens distriktstävlingar förlagda till klubben samt ansvara för att anmälningsavgifter blir erlagda för sådana tävlingar
  • hålla kontakt med distriktsförbundets motsvarande kommitté/er
  • för kommittén upprätta och följa en "åtgärdskalender" dvs en förteckning över tidsbestämda årligen återkommande åtgärder

Instruktioner för Damkommittén (DK)

Damkommittén är styrelsens organ för handläggning av all verksamhet för klubbens damer.

Kommitténs ordförande kallar vid behov kommittén till sammanträden. Till sammanträdena skall vid behov Klubbchef samt damkommittéansvarig i styrelsen kallas som adjungerade ledamöter.

Kommittén utser inom sig

  • sekreterare

Ansvarsområde

  • inom klubbens verksamhet tillvarata damers och flickors intressen

Kommittén åligger att:

  • till styrelsen före den 20/12 överlämna förslag till årsberättelse avseende kommitténs verksamhetsområde
  • utarbeta och till styrelsen före den 20/11 avge budgetförslag för verksamheten inom kommitténs ansvarsområde
  • i anslutning till budgetförslaget presentera verksamhetsplanen för kommande säsong
  • att till styrelsens prövning och beslut överlämna ärenden, som skulle innebära ett överskridande av beviljade anslag
  • protokollföra kommitténs sammanträden
  • efter varje möte översända minnesanteckningar till den styrelseledamot som har utsetts till ansvarig för kommitténs verksamhet
  • informera om kommitténs verksamheter på klubbens hemsida
  • i samråd med TK föreslå tävlingar för damkommittén
  • till styrelsen framlägga förslag ägnade att särskilt stimulera damgolfen inom klubben
  • för kommittén upprätta och följa en "åtgärdskalender" dvs en förteckning över tidsbestämda årligen återkommande åtgärder

Instruktion för Tävlingskommittén (TK)

Tävlingskommittén är styrelsens organ för handläggning av all tävlingsverksamhet. Verksamheten planeras tillsammans med klubbchef.

Kommitténs ordförande kallar vid behov kommittén till sammanträden. Till sammanträdena skall vid behov Klubbchef samt tävlingsansvarig i styrelsen kallas som adjungerade ledamöter.

Kommittén utser inom sig

  • sekreterare

Ansvarsområden

  • tävlingsverksamheten (övergripande)
  • tävlingsbestämmelser

Det åligger Kommittén att;

  • till styrelsen före den 20/12 överlämna förslag till årsberättelse avseende kommitténs verksamhetsområde
  • utarbeta och till styrelsen före den 20/11 avge budgetförslag för verksamheten inom kommitténs ansvarsområde
  • i anslutning till budgetförslaget presentera verksamhetsplanen för kommande säsong
  • svara för kontakter med GGF’s tävlingskommitté och delta i planeringsmöten för distriktets tävlingsplanering.
  • att till styrelsens prövning och beslut överlämna ärenden, som skulle innebära ett överskridande av beviljade anslag
  • protokollföra kommitténs sammanträden och efter varje möte översända protokoll/minnesanteckningar till den styrelseledamot som har utsetts till ansvarig för kommitténs verksamhet
  • informera om kommitténs verksamheter på klubbens hemsida
  • ta fram ett förslag på gemensamt tävlingsprogram för samtliga kommittéer
  • vara väl förtrogen med gällande bestämmelser för bestraffningsärenden
  • ansvara för att beslutade tävlingar genomförs i enlighet med SGF:s bestämmelser och rekommendationer
  • inom ramen för beviljade anslag anskaffa priser till tävlingar samt förbereda och genomföra prisutdelningar
  • svara för rekrytering och utbildning av funktionärer till tävlingar i TK: s regi
  • utarbeta information om tävlingar och låta anslå dem på lämplig plats och på klubbens hemsida
  • vid behov besluta och vidta erforderliga åtgärder beträffande tävlingar utanför ordinarie tävlingsprogram
  • för kommittén upprätta och följa en "åtgärdskalender" dvs en förteckning över tidsbestämda årligen återkommande åtgärder,
  • redovisa resultat av tävlingar till media
  • verka för att utbilda medlemmarna inom kommittén och på så sätt säkra den framtida rekryteringen

Instruktion för Sponsorkommittén (SPK)

Sponsorkommittén är styrelsens organ för handläggning av sponsring- partner- och marknadsföringsverksamhet. Verksamheten planeras tillsammans med klubbchef.

Kommitténs ordförande kallar vid behov kommittén till sammanträden. Till sammanträdena skall vid behov Klubbchef samt sponsoransvarig i styrelsen kallas som adjungerade ledamöter.

Ansvarsområde

  • företagsgolf
  • sponsorsaktiviteter

Kommittén åligger att:

  • till styrelsen före den 20/12 överlämna förslag till årsberättelse avseende kommitténs verksamhetsområde
  • utarbeta och till styrelsen före den 20/11 avge budgetförslag för verksamheten inom kommitténs ansvarsområde
  • i anslutning till budgetförslaget presentera verksamhetsplanen för kommande säsong
  • att till styrelsens prövning och beslut överlämna ärenden, som skulle innebära ett överskridande av beviljade anslag
  • protokollföra kommitténs sammanträden
  • efter varje möte översända minnesanteckningar till den styrelseledamot som har utsetts till ansvarig för kommitténs verksamhet
  • informera om kommitténs verksamheter på klubbens hemsida
  • att i samråd med styrelsen/klubbchefen arbeta med extern marknadsföring av klubben
  • samordna all försäljning av reklam
  • kontrollera att klubbens åtagande avseende reklam etc fullgörs i enlighet med ingångna avtal
  • i samarbete med bankommittén/motsvarande välja ut lämpliga platser för reklam
  • ansvara för att skyltar och reklammaterial på klubben håller hög standard och underhålls
  • ansvara för att klubbens "sponsorpaket" utvecklas och är intressant för köparen
  • anordna aktiviteter för sponsorer och partners

Instruktion för Handicap, Utbildning och Regelkommittén (HUR)

HURkommittén är styrelsens organ för handläggning av utbildning, handicap och regelverksamheten. Verksamheten planeras tillsammans med klubbchef.

Kommitténs ordförande kallar vid behov kommittén till sammanträden. Till sammanträdena skall vid behov Klubbchef samt ansvarig i styrelsen kallas som adjungerade ledamöter.

Ansvarsområde

  • utbildningsverksamhet
  • handicapsättning
  • regler inklusive banmarkeringar och lokala regler

Kommittén åligger att:

  • till styrelsen före den 20/12 överlämna förslag till årsberättelse avseende kommitténs verksamhetsområde
  • utarbeta och till styrelsen före den 20/11 avge budgetförslag för verksamheten inom kommitténs ansvarsområde
  • i anslutning till budgetförslaget presentera verksamhetsplanen för kommande säsong
  • att till styrelsens prövning och beslut överlämna ärenden, som skulle innebära ett överskridande av beviljade anslag
  • protokollföra kommitténs sammanträden
  • efter varje möte översända minnesanteckningar till den styrelseledamot som har utsetts till ansvarig för kommitténs verksamhet
  • informera om kommitténs verksamheter på klubbens hemsida
  • i samråd med klubbchef svara för att banan är tydligt och korrekt markerad enligt gällande regelverk
  • hålla sig informerad om SGF:s regler för handicapsättning och genomföra årlig revision av medlemmarnas handicap
  • bevaka och vid behov föreslå styrelsen uppdatering av hålens index
  • i samråd med klubbchef och greenkeeper besluta om lägesförbättring och utfärda lokala bestämmelser och regler
  • utfärda erforderliga lokala regler och tillse att dessa är godkända av GGF
  • utreda kommande års utbildningsbehov för klubbmedlemmar och förtroendevalda
  • till kansliet överlämna den information som skall delges medlemmarna
  • hålla sig väl underrättade om den utbildning som arrangeras av såväl RF, SGF, GGF och DIF
  • administrera och utvärdera utbildningsverksamheten
  • föreslå åtgärder för att öka medlemmarnas kunskaper om golfens regler, etik, moral, spelares/markörs ansvar, handicapsystemet etc.